ペンディングしている仕事の資料をどこに置く?
2018.05.29
以前ブログで整理整頓のお話を書きました。
今回はその第二段「ペンディングしている仕事の資料をどこに置く?」です。
クリアファイルに入れて保管していましたが…
例えば、お客様の回答待ちだったり、システムのデータの移行など急ぎじゃないけどいつかやらなきゃいけない仕事、参加を迷っている研修の申込用紙など。
これらを案件ごとにクリアファイルに入れて立てて保管していた事がありますが、他のクリアファイルの資料に埋もれ、ついチェックを忘れてしまいました。
定期的に確認する習慣をつければよかったのですが、習慣化できず。。。
この反省点を活かし、今度は常に目に留まるように平置きすることにしました。
これはなかなか良かったです。
ただし、ペンディングの資料が増えてくると、資料の上に別の資料がのってしまい下にある仕事を忘れそうになってしまいます。
研修に参加しようか迷っているうちに下の方に埋もれてしまい、気が付いたら申込期日が過ぎてしまう事もしばしば。。。
他の仕事が忙しくなればなるほど、放置しやすくなります。
しかも、あたりまえですが平置きにすると縦置きと違って占領する面積が大きくなります。
これ、机に置く資料が増えてくるとメイワクというかジャマになってしまいます。
今はこうやって保管しています
ホトホト困っていた時に見つけたのがこちら。
↓
インデックスがあれば埋もれることなく目に留まりやすい!
しかも市販の付箋を使えるので差替えの面倒くささも最小限!
さすがコクヨ!!かゆいところに手が届いてます。
さっそく使ってみるとインデックス効果ありです!
付箋の色を変えてアピール度を増すともっと目に留まるかも。
そして、この資料をモニター画面の横に置いてみました。(添付写真あり)
はっきり言ってジャマです。
でも、このジャマさが放置しそうになる資料を目立たせくれます。
資料が「さっさと処理してー!」とアピールしてきます(笑)
このアピール、とっても大事です!好きの反対は無関心、という事でこの位置なら常に関心を持たざるを得ません(笑)
そしてタイトルも大事です。つい手に取って再確認したくなるようなタイトルを書くのもポイントです。
本当は期日をしっかり決めて処理するのが一番なのですが、そこまで自分を律しきれない方にはおススメの方法です。
他にも「私はこんな風に保管しています!」などアイディアがあったら教えてほしいです。
楽しく整理整頓ができるといいですね!